一般来说, 单位是否选择“代理记账”取决于是否具备配备专职会计人员的条件,由各单位根据经济成本与需要来决定。对大部分企业来讲,单位规模的大小、企业业务和财务收支的繁简程度、经营管理的要求以及领导的重视程度等,是决定单位是否配备专职会计人员的主要因素。单位规模大、业务多、财务收支量大、要求高的单位,必须设置会计机构并配备专职的会计人员,以便及时组织本单位各项经济活动和财务收支的核算,实行有效的会计监督,以实现对企业的全方位管理与控制。

总体上,代理记账是将本企业的会计核算、记账、报税等一系列的工作全部委托给专业记账公司完成,本企业一般仅设立出纳人员,负责日常货币收支业务和财产保管等工作。那么从这个情况看,专业的记账公司应运而生,主要包括代理记账公司、会计师事务所、税务师事务所以及具有代理记账资格的其他社会咨询服务机构等几大类。代理记账机构从事代理记账业务必须符合财政部发布的《代理记账管理暂行办法》中的关于从事代理记账业务应具备条件的规定。代理记账机构根据委托,代表委托人办理下列业务:一是办理会计核算业务。根据委托人提供的原始凭证和其他资料,按照国家统一的会计制度的规定,进行会计核算,包括审核原始凭证、填制证账凭证、登记会计账簿、编制会计报表等;二是定期向政府有关部门和其他会计报表使用者提供会计报表;三是定期向税务机关提供税务资料;四是承办委托人委托的其他会计业务。

通过上面的介绍,可以看到, 代理记账公司直接接触到企业的核心资料,所以企业如果聘请代理记账公司,需要注意到以下几点,以避免对企业造成直接经济损失甚至是刑事风险:

1、部分企业图方便,造成代理记账公司没有与委托单位签订正式的委托代理合同,没有对双方的权利、义务进行明确的规定,在实际工作中发生争议时,无法分清孰是孰非。因此在选择代账公司的时候,企业在谈好相应条件后,必须要签订正式的书面合同并特别注意签订保密条款(也可另行签订保密合同)。

2、要注意有一些 “代理记账公司”没有代理记账资质,如果一旦出现损害企业利益的事项,由于没有资质就会产生行业的监管缺失,会损害委托单位的利益,所以务必在谈判时要求记账公司出示相应证书,并在合同期内关注行业动向,对失去资质或资质不齐备的记账公司,应当排斥在合同对象之外。

3、企业的财务软件需要到财政部门备案方可使用,但是有的代理记账单位没有使用财政部门批准的财务软件,或使用山寨软件或者直接用手工记账,这不仅是不规范的行为,也给企业埋下了隐患。

4、 由于会计资料交接起来比较麻烦,有的代理记账单位在接受委托单位的会计原始凭证及资料时,不办理交接手续,发现遗失或毁损时无法确定责任分配,所以必须要建立资料的交接制度,防止重要资料缺失给企业带来的负面影响。

5、由于代理记账公司的专业人员并不是只代理一家公司的业务,所以企业如果需要记账公司定时定点提供服务,必须要在合同书中写明,在定时定点之外的临时需要,也应当写明由代理记账公司及时指派,企业不应为了节省费用,却得不到应有的专业服务, 毕竟好的服务才会有好的效率。

6、要得到好的专业记账服务,企业不仅要对内部出纳或行政人员进行基本的技能培训,处理好记账公司与内部人员的关系,还应要求记账公司对企业相关人员进行业务指导,在我们接触到的法律顾问单位中,大部分仅停留在记账、交接、付费的表层合作,我们认为,这是远远不够的,而是要对企业的财务制度及税务风险进行必要的体检,以提高企业的风险防范能力。

现在已经来到了2019年,在此恭祝广大企业在此新的一年中,能够更上一层楼,让我们一起携手前行!

康昭董律师自1998年执业以来,先后经历了浙江君安律师事务所、浙江泰杭律师事务所、浙江睦润律师事务所的创始过程,除上述律所外,也曾先后执业于浙江中科智律师事务所、浙江德名律师事务所,担任过浙江中科智律师事务所副主任(合伙人)、浙江泰杭律师事务所主任(创始合伙人),现担任浙江睦润律师事务所主任,杭州市律师协会刑事诉讼委员会委员、杭州市律师协会庭审技巧委员会委员、杭州市法律援助案件评估专家,杭州市人民调解委员会委员、杭州市上城区人民调解委员会特约人民调解员、被选聘为杭州市“访调对接”工作法律服务专家团成员,浙江省逻辑学会法律逻辑专业委员会常务理事。在二十年的执业过程中,担任过数十家政府机关、企事业单位的法律顾问,办理各类诉讼与非诉类案件千余件,成功挽回及防止财产损失达数十亿元,被多家媒体进行了报道,在刑事辩护方面纠正了多起错案,成功办理取保候审案件与缓刑处理将近百人,处理诉讼案件与非诉事务经验丰富,得到了当事人美誉。